نكات قابل توجه ناظرین در فرایند انبارگرداني و تهیه گزارش
بسمه تعالی
نكات قابل توجه در امر انبارگرداني كه ميبايست توسط ناظرين
رعايت گردد:آیین نامه شمارش موجودی ها ، دستورالعمل شمارش و دستورالعمل انبارگردانی بطور کامل مطالعه نموده و در نظارت انبارگردانی بکار گرفته شود.ناظرین در هیچ شرایط در شمارش و ثبت آن دخالت نداشته باشند.نسبت به مواردی که از نحوه ی اجرای آن اطمینان ندارید با واحد حسابرسی در میان گذاشته تا روش صحیح آن به شما اعلام گردد.آيا مؤسسه داراي دستوالعمل انبارگرداني ميباشد يا خير؟ در صورت عدم وجود علت آن بررسي و گزارش گردد.در صورت امكان مطابقت كارتهاي انبار (كاردكس مقداري) با كارتهاي حسابداري انبارگرداني در شروع انبارگرداني انجام گيرد. (بصورت نمونهاي)جلسه توجيهي شروع انبارگرداني با مسئولين و گروههاي شمارش.بازديد از محوطه كارگاهها جهت بررسي وجود انبارهاي گزارش نشده.اخذ backup از گردش موجوديهاي انبار در تاريخ انبارگرداني با نامه رسمي.اطمينان از بستن سيستم حسابداري انبار در شروع انبارگرداني.تهيه صورتجلسه جهت شروع و پايان انبارگرداني.نيروهاي انبار نبايد جزء گروه شمارش باشند.انباردار نبايد در زمان شمارش در محل انبار حضور فيزيكي داشته باشد.روش ثبت و نگهداري و همچنين نحوه تعيين حجم و مقدار موجوديها مشخص شده باشد و آيا مناسب و يكنواخت با سالهاي گذشته مي باشد يا خير؟آيا اقلام موجودي، داراي برگهاي شمارش ميباشند يا خير؟ شماره و تاريخ آخرين مدارك از جمله رسيد انبار، حواله انبار، برگ درخواست خريد كالا و برگ درخواست كالا از انبار يادداشت شود و يك كپي از هر يك تهيه و پيوست گردد.محل انبارها از همه نظر مورد توجه قرار گيرد، حفاظت و ايمني و مناسب بودن فضا و ...اقلام ناباب، كم مصرف، بي مصرف و اسقاطي تفكيك شدهاند يا خير؟ در صورت تفكيك شدن فهرست جداگانه آنها اخذ و در صورت با اهميت بودن شمارش گردد.آيا موجودي كالاي اماني ديگران نزد مؤسسه و بالعكس(اماني مؤسسه نزد ديگران) مشخص شده يا خير؟ تعداد و حجم آن مشخص گردد.مواد و مصالح پاي كار شمارش و در صورت عدم امكان شمارش از كارشناس استفاده و صورتجلسه آن به تأييد برسد.ليست كسري و اضافه انبار مي بايست پيوست گزارش شود.ليست شمارش نمونهاي ناظر براي هر انبار جهت اقلام با اهميت تهيه شود.الف- در پايان انبارگرداني صورتجلسه مربوطه در سه نسخه تنظيم گردد و مورد تائيد قرار گيرد و ضميمه گزارش ارائه شود. ب- همچنين تصوير فهرست انبارگرداني دريافت گردد و به تائيد مسئولين انبارگرداني و گروههاي شمارش برسد.چك فهرست انبارگرداني تكميل گردد.در صورت وجود صندوق، آنرا مورد شمارش قرار دهيد و با دفاتر مطابقت دهيد در تاريخ ترازنامه و كاربرگ مربوطه تهيه گردد.در صورت وجود دارائيهاي ثابت در تاريخ ترازنامه، آنها بصورت نمونهاي مورد مشاهده عيني قرار داده و فهرستي تهيه و پيوست نمايند.در صورت وجود آورده هاي شرکت مادر، آنها را مورد مشاهده عيني قرار داده دهيد. (بصورت نمونهاي)
گزارش انبارگرداني مبتني بر 6 مورد زير ميباشد:شناسايي انبارها و نوع فعاليت.برنامهريزي.آماده سازي.شمارش موجوديها.حفظ و نگهداري اموال.نتيجه گيري.
توجه:
شروع انبارگرداني هر روز حتماً بايد با حضور ناظر باشد و پايان هر روز پلمپ شود و هر روز كه ناظر حضور نداشته باشد ، انبارگرداني نبايد صورت گيرد.
آئين نامه شمارش موجوديها
كليات
با توجه به اهميت موجوديهاي كالا (كه در واحدهاي تحت پوشش مشتمل بر موجودي مواد و مصالح مصرفي و قطعات و ابزارآلات خواهد بود) از نظر مديريت و نقش آن در صورتهاي مالي، ضروريست كه درهر دوره مالي و نيز در مواردي انجام آن توسط مسئولين واحد برنامه ريزي شود.
موجوديهاي مؤسسه مورد شمارش فيزيكي قرارگرفته تا اطمينان حاصل گردد كه ميزان موجودي در كارتهاي انبار و حسابداري انبار مطابقت دارد. آئين نامه شمارش موجوديهاي كالا، نحوه برنامه ريزي و اصل و ضوابط شمارش موجوديها را كه در واحدها، حداقل در پايان سال مالي صورت ميگيرد مشخص مينمايد. بر اساس اين آئين نامه در مقاطع زماني مورد نظر مديريت، دستورالعمل شمارش موجوديهاي هر سال تدوين و اجرا ميگردد. موجوديهاي مؤسسه بر اساس سرفصلهاي مورد استفاده مؤسسه طبقه بندي شده كه روش شمارش، كليت آنها را در بر ميگيرد.
اقدامات قبل از شمارش موجوديها:
اقدامات قبل از شمارش موجوديهاي كالا شامل سازماندهي و آماده سازي جهت شمارش موجوديها ميباشد كه به شرح زير توضيح داده مي شود:
سازمان شمارش كالا(كميته شمارش)
1-1) شمارش موجوديهاي كالا در مقاطع زماني مشخص شده تحت نظر كميته اي بنام كميته شمارش انجام ميگيرد. اين كميته مسئول برنامه ريزي، هماهنگي و نظارت برعمليات شمارش موجوديها خواهد بود. اعضاء كميته شمارش (با توجه به اينكه همكاري ساير واحدها در عمليات شمارش را مي طلبد)، تركيبي از مسئولين مؤسسه خواهد بود كه بر اساس ساختار سازماني مؤسسه پيشنهاد ميگردد. اين كميته از افراد زير تشكيل مي شود:
◄ مسئول مالي واحد
◄ مسئول اجرايي(رئيس حسابداري)
◄ مسئول انبار
◄ معاونت مالي
◄ معاونت فني
◄ مسئول تداركات
◄مسئول خريد(اگر قسمت خريد جدا باشد)
◄ مديران اجرائي
اين كميته يك ماه قبل از شمارش موجوديها به رياست مديريت واحد تشكيل جلسه خواهد داد.
2-1) اهداف و وظايف كميته شمارش بقرار ذيل است:
-انتخاب مسئول هماهنگي شمارش موجوديها.
-تصويب دستورالعمل شمارش و برنامه زماني شمارش و نظارت بر نحوه اجراي آن.
-بررسي و تصويب نتايج عمليات شمارش.
-دعوت از بازرس قانوني جهت اعزام نماينده جهت نظارت بر شمارش.
3-1) كميته شمارش جهت كليه تصميمات خود صورت جلسه تنظيم و نگهداري مينمايد.
صورت جلسات به امضاي كليه اعضاء كميته خواهد رسيد. قابل ذكر است كه اعضاء كميته شمارش در تمام مدت انبارگرداني در محل مؤسسه حاضر خواهند بود.
4-1) مسئول هماهنگي انبارگرداني كه يكي از اعضاء شمارش مي باشد از طرف كميته انتخاب خواهد شد. اهم وظايف هماهنگ كننده انبارگرداني بشرح زير است:
الف)بررسي دستورالعمل انبارگرداني (دوره قبل- يا ارسالي از مركز) و تهيه موارد پيشنهادي جهت تطبيق آن با وضعيت فعلي.
ب)تهيه برنامه زمان بندي عمليات شمارش و برآورد.
پ)آماده سازي فرم و وسايل شمارش و برآورد.
ت)نظارت بر امر آماده سازي انبارگرداني.
ث)هماهنگي جهت آموزش پرسنل ذيربط.
ج)نظارت بر عمليات شمارش و صورت برداري.
ح)بررسي و پيگيري مغايرات.
خ)هماهنگي و دعوت از كارشناس ارزياب در صورت نياز.
د)تهيه گزارش نتايج عمليات شمارش.
ر)ارسال دستورالعمل وبرنامه زمان بندي وسايرمدارك جهت حسابرسان وبازرس قانوني وهماهنگي با آن.
5-1) برنامه زمان بندي عمليات شمارش: براي اينكه شمارش با دقت وسرعت صورت گيرد ضروري
است يك برنامه ريزي اصولي در برگيرنده نوع موجوديها، محلهاي مورد شمارش، ابزار مورد استفاده شمارش كننده و زمان شروع و خاتمه شمارش تدوين گردد. برنامه ريزي مزبور توسط هماهنگ كننده تهيه و به همراه نكات پيشنهادي طبق دستورالعمل انبارگرداني به كميته شمارش ارائه ميگردد. پس از تصويب نكات پيشنهادي تطبيق دستورالعمل برنامه زمان بندي ميبايستي توسط مسئول هماهنگ كننده اجرا شود. بطوركلي برنامه زمان بندي عمليات شمارش در برگيرنده حداقل اطلاعات زير مي باشد:
الف) نوع موجوديها و انبارهاي مورد شمارش.
ب) كاركنان شركت كننده در عمليات شمارش.
پ) تعيين نوع شمارش هر يك از موجوديها.
ت) زمان توقف فعاليت خريد و فروش و نحوه دريافت و خروج كالا در حين شمارش (برحسب مورد و در صورت لزوم.)
ث) مدت شمارش با ذكر زمان شروع و خاتمه هر انبار.
ج) تهيه شماي كلي انبارها.
6-1) مسئوليت سازماندهي شمارش علاوه بر كميته شمارش و مسئول هماهنگي به عهده سرپرستان گروههاي شمارش نيز ميباشد.
اهم وظايف سرپرست شمارش انبار بشرح زير است:
◄ هماهنگي و نظارت بر عمليات شمارش گروههاي تحت مسئوليت.
◄ كنترل ورود و خروج كالا درحين شمارش.
◄دريافت برگه هاي شمارش تكميل شده و ارائه به هماهنگ كننده.
◄ پاسخگويي به مسائل و مشكلات گروههاي شمارش تحت مسئوليت و گزارش نارسائيها به هماهنگ كننده.
7-1) همكاري درشمارش سوم موجوديها جهت هر گروه شمارش كننده كه تحت نظر يك سرپرست فعاليت مينمايند يك ثبات و يك شمارشگر در نظر گرفته ميشود ثبات مسئوليت گروه را نيز بعهده دارد. كليه برگههاي شمارش به تائيد مسئول گروه ميرسد. (لازمست مسئول گروه يا ثبات از كاركنان دفتري و شمارشگر فردي آشنا به انواع موجوديها انتخاب شوند.)
2-آماده سازي
مسئول هماهنگي پس از تصويب دستورالعمل و جدول زمانبندي شمارش اقدام به تهيه مدارك و فرمها و ابزار شمارش و آموزش كاركنان و آماده نمودن انبارها مينمايد.
1-2) تهيه فرمها
آماده سازي مقدمات شمارش موجوديها شامل تهيه فرمها و وسايل جهت عمليات شمارش ميباشد. فرمهاي انبارگرداني از «برگ شمارش» و «ليست شمارش» و «برگ كنترل شمارش» موجوديها تشكيل يافته است.
1-1-2) برگ شمارش (تك)
برگ شمارش (تك) جهت ثبت اقلام شمارش شده مورد استفاده قرار ميگيرد و از 4 قسمت مشخصات كالا و شمارش هاي اول و دوم و سوم تشكيل ميشود. برگ شمارش در زمان مربوطه طبق جدول زمان توسط مسئولين تعيين شده و بر روي كليه كالاهاي موجودي در انبار نصب ميگردد. هر گروه شمارش پس از عمليات اقدام به تكميل قسمت مربوطه و جدا نمودن آن مينمايد. پس از امضاء مسئول گروه به سرپرست شمارش ارائه و پس از تائيد وي به مسئول هماهنگي تحويل خواهد شد.
2-1-2) برگ كنترل شمارش
برگ كنترل شمارش جهت كنترل برگهاي شمارش الصاقي بر روي موجوديها تهيه گرديده است. اين برگه قبل از آغاز انبارگرداني و بر اساس تعداد و رديف برگهاي شمارش موجوديها تهيه ميشود و به تائيد مسئول نصب، سرپرست شمارش انبار مربوطه ومسئول هماهنگي خواهد رسيد. پس از سفارش و دريافت برگ شمارش، سرپرست ثبت شمارش ميبايست شمارش برگه را با فهرست انبار مربوطه كنترل نمايد.
3-1-2) فهرست شمارش
ليست شمارش موجوديها در برگيرنده اطلاعات برگهاي شمارش و انطباق آن با يكديگر و با ميزان منعكس در كارتهاي انبار و حسابداري انبار و تعيين مغايراتهاي مربوطه خواهد بود.
2-2) تهيه ابزار شمارش: مسئول هماهنگي ميبايست جهت شمارش موجوديها و در صورت لزوم ابزار مورد نياز از قبيل نردبان، متر، باسكول و ملزومات آزمايشگاهي جهت تعيين وزن مخصوص مواد و كالا را -
آماده نمايد و در زمان انبارگرداني در اختيار مسئولين مربوطه قرار دهد. واحد شمارش موجوديها ميبايست در برگهاي انبارگرداني واحد هر نوع موجودي (متر، كيلوگرم، عدد و ...) را در صورت شمارش مربوطه درج نمايد.
3-2) آموزش: مسئول هماهنگي ميبايست وظايف كليه شركت كنندگان در انبارگرداني را به آنها شرح داده و در صورت لزوم كلاس آموزش نيز در تاريخ زمانبندي شده تشكيل دهد و نسبت به آشنايي كليه شركت كنندگان و ارائه توضيح در خصوص اهميت انبارگرداني و نقش آنها و نحوه اجراي امر بنمايد. در اين آموزشها چگونگي انجام عمليات شمارش، حدود وظايف و مسئوليتهاي افراد، اصول و ضوابط شمارش و انضباط حين شمارش تشريح خواهد شد. (چنانچه مسئول هماهنگي توان لازم را جهت آموزش داشته باشد ميتوان از وي براي آموزش استفاده كرد در غير اين صورت بايد فرد مناسبي براي آموزش انتخاب شود.)
4-2) آماده سازي انبارها: قبل از شمارش موجوديها، مسئولين انبارها موظفند اقدام به مرتب نمودن انبارها نمايند. بنحوي كه كليه كالاهاي مشابه در كنار يكديگر قرار گرفته و از نظر پيشرفت به آساني قابل رويت و شمارش باشد. همچنين كليه اقلام ناباب، راكد، بدون مصرف، اماني و اسقاطي بصورت مجزا و قابل تشخيص گردآوري گردد و فهرست آن به اطلاع هماهنگ كننده برسد.
ضمناً صورت آخرين برگهاي رسيد و حواله انبار هر قسمتي ثبت و قبل از شمارش طي فهرستي به اطلاع هماهنگ كننده خواهد رسيد.
5-2) آماده سازي ساير واحدها:
الف) مسئولين خريد مؤسسه حتي الامكان ميبايست برنامه خريد را به نحوي تنظيم نمايند كه كليه اقلام خريداري شده قبل از موعد مقرر در برنامه زماني به انبارها تحويل شوند و در حين شمارش كالايي به مؤسسه وارد نگردد.
ب) مسئولين شعب و يا ساير قسمتها ميبايست با توجه به برنامه زماني، تمام احتياجات خود را قبل از شمارش دريافت نمايد.
ت) حسابداري انبار ميبايست كليه كارتهاي مربوط را با كارتهاي انبار مطابقت داده و اختلاف را پيگيري و رفع نمايد. كارتهاي انبار و حسابداري انبار از تاريخ شروع انبارگرداني در اختيار سرپرست ثبت موجوديها خواهد بود و هيچگونه ثبتي پيش از شروع انبارگرداني صورت نخواهد گرفت.
6-2) صورت كلي اقلامي كه براي آنها مجوز خروج از انبار صادر شده ولي هنوز اجناس مزبور-
تحويل نگرديده اند و همچنين صورت كلي اقلامي كه وارد انبار گرديده ولي فرمهاي لازم مربوط به اعلام ورود آنها به انبار جهت ثبت در كارتها و دفاتر صادر نشده است.
7-2) آخرين شمارش برگهاي رسيد انبار، حواله انبار، برگشت از انبار، حواله فروش، برگ توليد و تحويل محصولات و ساير مدارك ثبت گردش موجوديها بايستي قبل از شروع به هماهنگ كننده گزارش شود.
8-2) سرپرستان توليد بايستي اطمينان حاصل كنند كه تمام محصولات ساخته شده قبل از آغاز شمارش به انبار محصول تحويل داده شوند.
اقدامات حين شمارش
1- عمليات شمارش موجوديها در تاريخ مقرر آغاز ميگردد شمارش در دو نوبت توسط گروههاي شمارش اول و شمارش دوم انجام ميگيرد. پس از شمارش برگ شمارش مربوطه توسط ثبات جدا و تكميل ميگردد و به سرپرست شمارش انبار تحويل ميشود. در حين شمارش، شمارشگر و ثبات ميبايست اطلاعات و مشخصات موجوديها را با عينيت موجودي مطابقت نمايند. سرپرست شمارش انبار در تمام مدت شمارش، بر عمليات گروههاي شمارش تحت سرپرستي نظارت داشته و پس از دريافت، برگه هاي شمارش را كنترل و تائيد نمايد، و به مسئول هماهنگي تحويل ميدهد. علاوه بر نظارت سرپرستان شمارش انبار مسئول هماهنگي نيز بر عمليات شمارش نظارت داشته و هرگونه نارسايي و اشكال را به كميته شمارش منعكس خواهد نمود. مضافاً اينكه كليه برگه هاي باطل شده و استفاده نشده ميبايست به مسئول هماهنگي تحويل گردد. پس از دريافت برگه هاي شمارش و كنترل آن، برگه ها به سرپرست ثبت شمارش تحويل ميگردد. پس از كنترل و تائيد برگه ها از نظر مندرجات، آنها را با فهرست كنترل برگه موجودي مطابقت و سپس در صورت موجوديها وارد نموده و نسبت به مطابقت اقلام با شمارش اول و دوم اقدام مينمايد. در صورت وجود مغايرات و اهميت اقلام از نظر ماهيت، اقدام به شمارش سوم خواهد شد. در غير اين صورت شمارش كمتر ملاك مطابقت با موجودي طبق كارتهاي انبار و حسابداري انبار و قيمت گذاري قرار خواهد گرفت.
2- شمارش سوم: مغايرات به كميته شمارش منعكس و اقلام مورد نظر توسط تيمي متشكل از بازرس قانوني و مسئول هماهنگي، سرپرست شمارش انبار مربوطه و سرپرست انبار مربوطه مورد شمارش قرار گرفته
و شمارش سوم مورد قبول خواهد بود.
شمارش كالاهاي اماني
الف) جهت اقلام اماني مؤسسه نزد ديگران تائيديهاي دال بر مقدار موجودي اخذ گرديده و در صورت اهميت مشاهده عيني نيز خواهد شد.
ب) اقلام اماني ديگران نزد مؤسسه مانند ساير موجوديها، شمارش و بر روي برگ شمارش كالاي اماني نزد ديگران درج ميگردد.
شمارش موجوديهاي بسته بندي شده
درخصوص موجوديهاي بسته بندي شده كه ميزان موجودي آنها مشخص ميباشد، تعدادي به صورت نمونه باز و دقيقاً شمارش شود و در صورت صحت و نداشتن مغايرات بقيه بسته ها شمارش شده و در برگ شمارش درج گردد.
اقدامات سرپرستي در شمارش موجودي
اقدامات زير ميبايست توسط سرپرست ثبت و شمارش موجوديها صورت گيرد:
◄ كنترل تسلسل برگه هاي شمارش و مطابقت با فهرست كنترل.
◄ تكميل فهرست شمارش موجوديها و تعيين مغايرات.
◄ پيگيري مغايرات شمارش نهايي با كارتهاي انبار و حسابداري انبار و بررسي علل آن.
◄ احتساب ورود و خروج كالا در حين انبارگرداني در موجودي پايان سال مورد شمارش.
ساير موارد
1-6) در هنگام انبارگرداني هيچ جنسي نبايد از انبار خارج يا وارد شود، چنانچه درحين شمارش صدور جنس از انبار ضروري باشد، بايد برگهاي صدور توسط سرپرست شمارش انبار و هماهنگ كننده امضاء شده و در ضمن بر روي مدارك مزبور مشخص شود كه اقلام فوق، در چه مرحلهاي از شمارش (قبل شمارش اول- دوم يا سوم) از انبار خارج گرديده است تا امكان مقايسه مقدار اقلام شمارش شده در شمارش اول تا سوم فراهم آيد.
2-6) در صورت ورود اقلام جديد به انبار، اين اقلام با موجوديهاي انبار مخلوط نشده و در محل جداگانهاي تا پايان شمارش نگهداري ميشود.
3-6) در طي دوره شمارش در پايان هر روز كليه دربهاي انبار با حضور سرپرست شمارش قفل ميگردد تا از هرگونه نقل و انتقال غير مجاز جلوگيري بعمل آيد.
4-6) مدارك موجودي انبار تحت هيچ شرايطي نبايد دراختيار مسئول شمارش قرار گيرد.
5-6) درپايان شمارش اول لازم است فرد ذيصلاحي كه در مورد اقلام موجودي شناسايي كامل دارد (خصوصاً در مورد اقلام عمده و مهم) كنترلهاي لازم را از نظر تطابق ماهيت اجناس شمارش شده با اطلاعات منعكس دربرگهاي شمارش انجام دهد.
بپيوست نمونه فرمهاي مورد استفاده در شمارش موجوديها ارائه ميگردد.
(لازم بذكر است كه فرمهاي پيوست تنها به جهت ارائه نمونه جهت استفاده كنندگان اين آئين نامه تهيه شده و با توجه به وضعيت مؤسسات و پروژه هاي مختلف قابل تغيير ميباشد.)
دستورالعمل شمارش موجوديها
بطور كلي مراحل شمارش را ميتوان بشرح ذيل تقسيم بندي نمود:
قبل ازشروع شمارش
در جريان شمارش
بعد از پايان شمارش
مرحله اول- قبل از شروع شمارش
1- تهيه نقشه كاملي ازمحل نگاهداري و تعيين نحوه انبار شدن موجوديها در اين اماكن (از قبيل نگاهداري در قفسه، روي زمين، در فضاي باز، در بسته بندي و غيره).
2- تعيين تاريخ مشخص و ساعت معين و دقيق جهت شروع شمارش انواع موجوديها و تخصيص روزها يا ماههاي مشخص به شمارش موجوديهاي خاص با توجه به حجم و مقدار آنها.
3- مشخص نمودن اسامي و مسئوليت افراد شركت كننده در مراحل مختلف موجوديگيري.
4- تعيين تيمهاي شمارش دو نفري (يك نفر شمارش كننده و نفر ديگر صورت بردار) و تعيين سرپرست براي تيمهاي شمارش كه اهم وظايف سرپرستان بشرح ذيل ميباشد:
بررسي موقعيت انبارها قبل از شمارش، دريافت برگهاي سفيد شمارش كه داراي شماره سريال چاپي باشند، نظارت در توزيع صحيح و كافي برگهاي شمارش به قسمتهاي مختلف، اطمينان از اينكه دركليه موجوديها برگ شمارش الصاق شده باشد، راهنمائي تيمهاي شمارش، رسيدگي و رفع مشكلاتي كه احياناً هنگام شمارش پيش ميآيد، اطمينان از جمع آوري كليه برگهاي شمارش بعد از اتمام شمارش و مسترد كردن آنها به واحد مالي مؤسسه.
5- تعيين تيم كنترل به سرپرستي يك مقام مسئول و با همكاري چند تن ديگر وظيفه اين تيم كنترل اقلام شمارش شده بر اساس روش نمونه گيري ميباشد. افراد اين تيم اقلام كنترل شده را در برگهاي شمارش مشخص نموده و كنار هر يك از اقلام پاراف مينمايد.
6- تهيه برگهاي شمارش (نسخه اول براي حسابداري، نسخه دوم براي حسابرسان، نسخه سوم جهت بايگاني).
7- شماره گذاري برگهاي شمارش و تخصيص تعداد كافي از آنها براي شمارش موجوديهاي هر قسمت با توجه به حجم و تعداد موجوديها.
8- تهيه يك دفتر راهنما براي ثبت شمارش برگهاي شمارش و نحوه تخصيص آنها بين انبارهاي مختلف و اخذ رسيد از سرپرست تيمهاي شمارش در همين دوره.
9- بررسي وضع انبارها از نظر موقعيت قرار گرفتن موجوديها و احياناً اصلاح اين وضع و تاكيد به انبارداران جهت احتراز از پراكندگي موجوديها و احياناً شمارش تكراري يا از قلم افتادن آنها بترتيبي كه در موقع شمارش، تيمهاي شركت كننده در كمترين وقت و با بيشترين دقت ممكن بتوانند موجوديگيري بنمايند.
10- تهيه وسايل لازم جهت شمارش موجوديها از قبيل ترازو، قپان، متر، ليفت تراك، نردبان و ... با در نظر گرفتن ماهيت كالاي شمارش شونده.
11- تنظيم برنامه توقف تحويل و توليد كالا در روزهاي شمارش (در صورت امكان) و اعلام قبلي روز يا روزهاي شمارش به كليه قسمتها به منظور تامين مواد ضروري جهت توليد، تاكيد به انبارداران براي احتراز از دريافت و صدور كالا در جريان شمارش.
12- الصاق برگهاي شمارش بر روي موجوديها در روز قبل از شروع موجوديگيري.
13- مشخص كردن كالاهاي زير از طريق نصب برچسبهاي رنگي يا زدن رنگ يا وسيله ديگر.
الف: كالاي اماني ديگران نزد مؤسسه (درصورت وجود).
ب: اثاثيه و امواليكه جزو دارائيهاي ثابت مؤسسه ميباشند ولي در انبارنگهداري ميگردند مانند ابزار و ادوات، بخاري دستي و شوفاژ برقي (درصورت وجود).
ج: لوازم و اجناس قراضه دست دوم و بي ارزش مانند ظروف خالي مواد اوليه (در صورت وجود).
د: اقلاميكه به هنگام خريد مستقيماً به حساب هزينه منظور ميشوند اما مصرف آنها تدريجي ميباشد مانند نوشت افزار، رنگ و پيچ و مهره (درصورت وجود).
و: اقلام ناباب.
ه: اقلام كم مصرف يا كم گردش، بدون مصرف يا بدون گردش.
ي: اقلام صدمه ديده.
اقلام فوق ميبايستي در برگهاي شمارش دقيقاً مشخص گردند و در صورت لزوم از برگهاي شمارش جداگانه استفاده گردد.
14- تهيه فهرست كاملي از موجوديهاي مؤسسهكه بطور امانينزد اشخاص ثالث نگهداري ميگردد و دريافت
تاييديه در اين خصوص از اشخاص ثالث.
15- قبل از شروع شمارش سرپرستان تيمهاي شمارش با مراجعه به كليه انبارها بايستي شماره آخرين رسيدها و حواله هاي هر يك از انبارها را يادداشت نمايند. (اين موضوع شامل كليه مواد اوليه، كالاي در جريان ساخت، كالاي فروش رفته، لوازم يدكي و غيره خواهد بود).
مرحله دوم- در جريان شمارش
16- در ساعت شروع شمارش، تيمهاي شمارش بايستي با مراجعه به محلهائيكه از قبل تعيين گرديدهاند شروع به شمارش نموده و برگهاي شمارش را تكميل نموده امضاء نمايند.
17- سرپرستان شمارش مسئول نظارت بر دقت عمل و رعايت دستورالعمل شمارش توسط شمارشگران ميباشند.
18- تيمهاي كنترل با مراجعه به قيمتهاي شمارش شده، شمارش مجدد نموده و در صورت مشاهده اختلاف عمده باطلاع سرپرستان تيمهاي شمارش درخواست تجديد شمارش مناطق مشكوك را مينمايند. تجديد شمارش در برگهاي شمارش بايستي مشخص باشد.
19- نظارت بر عدم شمارش تكراري اقلام، از قلم افتادن بعضي از اقلام، عدم انتقال كالا و اجناس در حين شمارش بعهده سرپرستان تيمهاي شمارش و تيمهاي كنترل ميباشد.
مرحله سوم- بعد از پايان شمارش
20- جمع آوري كليه برگهاي شمارش توسط سرپرستان شمارش و اطمينان از اينكه كليه برگهاي شمارش در اختيار سرپرستان قرار داده شده و امضاء كليه اوراق شمارش توسط ايشان.
21- تسليم برگهاي شمارش توسط سرپرستان به امورمالي و امضاء و مطابقت آنها با دفتر راهنماي برگهاي شمارش بمنظور اطمينان از برگشت كليه اوراق شمارش.
22- تهيه صورت خلاصهاي از اقلام مشابه موجودي از روي برگهاي شمارش موجودي بترتيبي كه از يك توع موجودي فقط يك سرفصل و مقدار در فهرست خلاصه وجود داشته باشد.
23- مطابقت فهرست خلاصه مذكور در بند قبل با كارتهايحسابداري انبار و استخراج اختلافات فيما بين.
24- پيگيري اختلافات و تحقيق در خصوص علل بروز اختلافات و رفع آنها، در صورت عدم رفع اختلافات در كارتهاي حسابداري انبار تعديل گردد.
25- قيمت گذاري موجوديها بر اساس يكي از روشهاي معمول (اولين صادره از اولين وارده، اولين صادره از آخرين وارده، ميانگين ساده، ميانگين موزون و ...) كه مؤسسه مورد استفاده قرار ميدهد.
روش صحيح ارزيابي موجوديها اينستكه موجوديها به اقل قيمت تمام شده يا قيمت بازار ارزيابي گردند.
نكات قابل توجه در تهيه دستورالعمل انبارگرداني
1-نكاتي كه بايد قبل از شمارش از طرف مسئولين مؤسسه مورد توجه قرار گيرد:
1-1) انتخاب شخصي مسئول بعنوان هماهنگ كننده انبارگرداني. اين شخص سرپرستي عمليات شمارش را بعهده خواهد گرفت.
2-1) دستورالعمل تهيه شده توسط هماهنگ كننده كاملاً مورد بررسي قرار خواهد گرفت و در صورت وجود اشكال و قبل از شروع عمليات شمارش بايد با مسئولين مؤسسه و مؤسسه حسابرسي تماس حاصل شود.
3-1) روزها و ساعات شمارش انبار بايد مشخص گردد و به قسمتهاي مختلف بصورت كتبي اطلاع داده شود كه انبار در روزهاي تعيين شده تعطيل خواهد بود، لذا لازم است جهت برآورد احتياجات خود قبل از روزهاي تعيين شده به انبار مراجعه نمايند (متذكر مي شود، هرگاه درحين انبارگرداني بنا بر ضرورت احتياج به نقل و انتقال موجوديها باشد، بايستي كليه نقل و انتقالات تحت نظارت حسابرسان انجام گيرد.)
4-1) گروههاي شمارش بايد با ذكر اسامي قبلاً تعيين و آموزش كافي داده شوند. لازم است به آنان تذكر داده شود تا در حين عمليات اگر به مسئلهاي برخورد نمودند بايد با هماهنگ كننده موجودي برداري تماس حاصل نمايند.
5-1) هماهنگ كننده موجودي برداري قبلاً انبار يا انبارها را مورد بازديد قرار دهد و مطمئن گردد كه:
1-5-1) اقلام بشكلي چيده شده باشد تا شمارش به آساني انجام پذير باشد.
2-5-1) موجوديهايي كه به آساني شناخته نمي شوند به كمك مسئولين انبار و نوشتن شماره صحيح يا شرح كامل، مشخص شوند.
3-5-1) اقلام ناباب، اسقاط و همچنين اجناس بدون استفاده از ساير اقلام جدا شده باشند.
4-5-1) براي آنكه موجوديهاي اماني (اجناس ديگران نزد مؤسسه) در شمارش موجوديهاي مؤسسه بحساب نيايند بايد از ساير موجوديها جدا و مشخص چيده شوند.
5-5-1) نام و ساير مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و بر روي قفسه اجناس يا خود اجناس نصب يا گذارده شده باشد.
6-1) براي آسانتر شدن امر شمارش بايد برگه هاي شمارش در دو نسخه تنظيم و از پيش آماده و شماره گذاري شده باشد. هماهنگ كننده موجودي برداري مسئول كنترل صدور اين برگه ها بوده و لازم است كه حساب تعداد برگه هاي صادر شده (تسليم شده) به شمارش كنندگان را نگهدارد. براي كنترل دقيق برگه ها لازم است برگه هاي باطل شده (بهر دليل) همراه با برگه هاي استفاده شده به هماهنگ كننده تسليم گردد.
7-1) پيش از اجراي موجودي برداري آخرين شماره مدارك ثبت گردش موجوديها مانند برگ صدور كالا، رسيد كالا و غيره به هماهنگ كننده موجودي برداري گزارش گردد.
8-1) مشخصات و تعداد (مقدار) اجناس موجود در قسمت دريافت كالا به همآهنگ كننده موجودي برداري اطلاع داده شود تا ايجاد بدهي براي مؤسسه قابل كنترل باشد.
9-1) تسليم گزارش اجناس موجودي در قسمت صدور كالا نيز مانند بند فوق بايد به هماهنگ كننده موجودي برداري اطلاع داده شود تا اطمينان حاصل شود، براي اين دسته از اجناس فاكتور صادر گرديده است يا جزو موجوديها بحساب آمده است.
10-1) براي جلوگيري از شمارش مجدد و يا شمارش نشدن قسمتي از موجوديها لازم است در مدت زمان موجودي برداري جابجايي اجناس بين قسمتهاي مختلف تا آنجا كه ممكن است انجام نشود.
2-مواردي كه بايد طي شمارش مورد توجه قرار گيرند:
1-2) موجودي برداري بوسيله گروه هاي دو نفري انجام شود. يك فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد ديگر ضمن تائيد شمارش آنرا ثبت نمايد. تا آنجا كه امكان دارد يكي از افراد گروه دو نفري بايد بگونه اي انتخاب گردد كه با موجوديها آشنا بوده و به آساني بتوانند نوع و مشخصات موجوديها را با مشخصات ثبت شده تطبيق داده شود و در صورتيكه مشخصات بر روي اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخيص دهد.
1-1-2) چنانچه موجوديهايي بر اساس وزن ثبت مي شنود، اطمينان حاصل شود تا وسايل لازم براي توزين موجوديها در دسترس باشد.
2-2) ترجيحاً موجوديها دو بار و هر بار بوسيله يك گروه دو نفري متفاوت شمارش گردد.
3-2) براي جلوگيري از دوباره شمارش شدن يا شمارش نشدن پاره اي از موجوديها، شمارش بايستي بشكل اصولي انحام پذيرد. مثلاً موجوديها را رديف به رديف (از ابتدا تا انتها) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاري مشخص نمايند.
4-2) امضاء تمام برگه هاي شمارش و هر گونه اصلاح در آنها بوسيله هر دو گروه شمارش كننده ضروري است.
5-2) موجوديهاي معيوب، فاسد، كم مصرف و غير استاندارد بايد با ذكر مورد در برگه ها ثبت گردد.
6-2) بطور نمونه بايد محتويات تعدادي از موجوديهاي سربسته توسط گروههاي شمارش كننده مورد شمارش قرارگيرد.
3-مواردي كه بايد پس از پايان موجودي برداري مورد نظر قرار گيرد:
1-3) كليه برگه هاي شمارش (شامل برگه هاي استفاده شده، باطل شده و استفاده نشده) براي هماهنگ كننده موجودي برداري براي كسب اطمينان از استفاده درست و بجا از تمام برگه هاي شمارش ارسال شوند.
2-3) چنانچه نتيجه شمارش توسط دو گروه اختلافي را نشان دهد يا نتيجه شمارش با مدارك دائمي موجوديها اختلاف داشته باشد، شمارش دوباره آنها با حضور هر دو گروه شمارش كننده و حسابرسان براي مشخص نمودن عدد نهايي و درست لازم مي باشد.
3-3) پس از خاتمه شمارش، چنانچه هر گونه اصلاحي در برگه هاي شمارش لازم باشد بايد هر گونه اقدام با آگاهي حسابرسان و تائيد همآهنگ كننده موجودي برداري باشد.
4-3) بايد نتيجه بدست آمده با مدارك دائمي (در صورتيكه وجود داشته باشند) و حساب كنترل در دفاتر مقايسه شوند.
5-3) بررسي مغايرات و اصلاح مدارك پس از تائيد هماهنگ كننده موجودي برداري امكان پذير خواهد بود.
6-3) برگه هاي شمارش و صورت جلسات بايد بوسيله كليه مسئولين (شمارش كنندگان، هماهنگ كننده موجودي برداري و حسابرس داخلي) امضاء شود.
7-3) يك نسخه از دو نسخه مورد استفاده بايد بلافاصله براي حسابرسان ارسال شود.
